初心者必見！！ イベント開催の極意（だいぶ大きく出た）その4
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べべべべべつに、遊びに行ったわけじゃないんでからね！
稲敷市上君山にありますイバライドにて2018年7月14日（土）~9月2日（日）に開催されるシルバニアパーク。その先行内覧会に行ってしまう僕を、どうか、叱ってください、ののしってふんじばって、ｂみえｔｂｊｓｐｓにぶｓｂんｐｓのぼおおおお――――――
話をもとに戻しましょう。
- 初めての参加応募
森のファミリーに会いに行ってしまうほど、憔悴しきっていました。食べ物はのどを通らず、飲み物をこぼし、シャツを汚し、洗濯し、だがしかし、おかし。
その連絡は唐突に。
僕がhaneyasume（稲敷市地域おこし協力隊がDIYで再生した空き家）の掃除から帰ろうと公用車に乗った時、一本の電話が入りました。みると、市役所からです。
「七夕の応募があったよ、折り返し電話しといて」
うひょおおおおおおおおいいいい！！！！！
急いで電話をかけると、あれ、言葉が出てこないぞ。うれしさのあまり、というのもありましたが、そもそも何を確認するのかあらかじめ考えていなかったので、言葉に詰まってしまったのです。その時は参加する方の氏名と年齢、電話番号、あとアレルギーの有無を確認したくらいで電話を切ってしまいました。
役所に帰った後、電話応対で確認する事項をちゃんと決めました。（こういうのは前もって決めておかないとね。あと電話を取るのは自分だけではないので、所属する課にきちんと周知しないといけません）
1、参加する方の氏名
2、年齢
3、住所
4、アレルギーの有無（そうめんを食べるため）
5、メールアドレス
正直、はじめのほうは、住所は聞いていませんでした。昔と違って、電話やらメールアドレスやらフェイスブックメッセージやらいくらでも連絡方法があるのに、わざわざ住所をきかなくてもいんじゃないか、と思っていたからです。意味がないと。しかし、後々にこの住所が重要になってくる場面がありました。
その方は役所に直接電話をかけてきました。例のごとく、僕が電話応対し、必要事項を確認し、電話を切りました。その後、イベント開催日の7月7日がもしかすると雨で中止になるかもしれないという連絡を取るために電話をかけると、
繋がらない
何度かけてもつながらず、ほかに連絡方法がなかったので、記載された住所に直接行ってみることに。
表札が出ていなかったので、おそらくここだろうとあたりをつけて（一軒だけ明らかな新築の家がありました）インターホンを押すと、一人の男性が出てきました。突然の訪問をお詫びし、〇〇さんのお宅ですかと尋ね、確認が取れると、七夕まつりの件で電話がつながらない事情を説明しました。
で、電話番号を読み上げると、
「あ、下二けたが逆です」
との答えが返ってきて、万事解決という一件がありました。
で、この一件で僕が何を学んだかというと、
常に最悪の事態を想定するんだよ
ということ。仮に住所を聞いていなかったら。連絡手段がなく、参加表明してくださったそのご家族は、当日、雨天中止を知らずに和田公園を訪れ、貴重な休日の時間を無駄にしてしまう可能性だってありました。電話が通じないならメール、メールが通じないならSNS、それでもだめなら直接会いに行く。イベント参加者の連絡先確認を怠ると、のちに痛い目に遭うとわかりました。
- だんだんと増えてくる参加者
チラシを配って数日はほとんど参加者がいなかった七夕まつりでしたが、次の週に入るとドバドバと参加が募り。10、20、30と面白いように数が増えていきました。これで人数不足でイベント中止ということにはならないな、なんて考えていたら……。結果的に
60人きちゃうんですね
30~50予定していたイベントだったので、さすがにこれ以上人数が増えるとまずいということで、応募を打ち切り、最終的に62人という地域おこししょっぱなのイベント内容にしては大規模なものになってしまいました。それからも続々と電話が鳴り響き、トータルで言ったら100人近く応募があったんではないかなんて、恐怖を感じておりました。
で、ここでもイベント開催にあたって注意するべきことがあります。
チラシ配り過ぎたらあかん
最高で50人集まればいいイベントで、チラシ千部配ってしまうのはあまりに行き過ぎた判断だったと反省しております（反響なさ過ぎたときのことを懸念して、びびってしまったのも刷りすぎた原因）。
反響率に関して少し調べてみましたが、大体、
リフォームのチラシ：0.02%
住宅のチラシ：0.01%
食品スーパー：1％
とのことで、一番反響率が高いとされているスーパーチラシでも1パーセントであり、イベント用のチラシの場合を考えても、多くて0.05が限界ではないでしょうか。
1000×0.05=50
しかし忘れていけないのは、「参加対象は子供」ということ。母親か父親か、もしくは両方か、おばあちゃんおじいちゃんか、はたまた全員か、付き添いが絶対にいるはずなので、仮にそれを幼児一人に対し+二人としても、
全体で150人集まってしまい、完全なキャパオーバー。賞金が次回に持ち越されたよ。それはキャリーオーバー。
ま、とにかく、万事人数も集まりうまくイベントが回りそうだと、準備を進めていった……のですが。
まだまだ面倒なことは山積みだったのだ――。
